File Excel quản lý học phí lớp dạy thêm: điểm danh, thu theo buổi, công nợ
Cập nhật 26/10/2026 · Dạy Thêm, đối chiếu văn bản gốc ở cuối bài · Thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý
Trả lời ngắn: Một file quản lý học phí dùng được cả năm cần 5 phần:
- danh sách học viên;
- thông số học phí (theo buổi, theo tháng);
- 12 sheet tháng để điểm danh;
- sheet công nợ cộng dồn cho từng phụ huynh;
- sheet tổng hợp tiền thu mỗi tháng.
Dưới đây là cách dựng và các công thức. Không muốn tự làm thì bộ sổ lớp 199k/năm dựng sẵn file này từ danh sách lớp của bạn, kèm phiếu thu có mã QR.
Bố cục file
| Sheet | Dùng để | Bạn gõ gì |
|---|---|---|
| Cài đặt | Tên lớp, học phí/buổi, học phí/tháng, cách thu mặc định | Một lần đầu năm |
| Học viên | Họ tên, lớp, phụ huynh, SĐT/Zalo, ngày vào học, cách thu riêng, học phí riêng | Khi có em mới |
| T09 … T08 | Mỗi tháng một sheet: 31 cột ngày, rồi số buổi, đơn giá, phải thu, đã thu, ngày thu, còn nợ | Gõ x mỗi buổi, gõ tiền khi phụ huynh nộp |
| Công nợ | Còn nợ từng tháng của mỗi em, tổng phải thu, tổng đã thu | Không gõ, tự tính |
| Tổng hợp | Số em có học, phải thu, đã thu, còn nợ theo tháng | Không gõ, tự tính |
Giữ nguyên thứ tự dòng học viên trên mọi sheet. Dòng 5 của sheet tháng luôn là em ở dòng 5 sheet Học viên. Nhờ vậy công thức chỉ cần tham chiếu cùng số dòng. Em nghỉ hẳn thì ghi «nghỉ» ở cột ghi chú, đừng xoá dòng.
Công thức chính
Giả sử sheet tháng có ngày 1–31 ở cột C:AG, học viên bắt đầu ở dòng 5:
- Tên học viên:
=IF('Học viên'!B5="","",'Học viên'!B5) - Số buổi:
=IF(B5="","",COUNTIF(C5:AG5,"x")). Chỉ đếm chữ x. P (nghỉ phép) và K (nghỉ không phép) để theo dõi, không tính tiền. - Cách thu: lấy cách thu riêng của em nếu có, không thì lấy mặc định ở Cài đặt.
- Đơn giá: học phí riêng nếu có; không thì học phí tháng hoặc học phí buổi theo cách thu.
- Phải thu:
=IF(cách_thu="Tháng", IF(số_buổi>0, đơn_giá, 0), số_buổi*đơn_giá). - Còn nợ:
=phải_thu - N(đã_thu). Hàm N() coi ô trống là 0.
Sheet Công nợ cộng 12 tháng: ='T09-26'!AK5+'T10-26'!AK5+… cho phải thu, tương tự cho đã thu. Tô đỏ ô còn nợ > 0 bằng định dạng có điều kiện, nhìn là biết nhà nào chưa nộp.
Thu theo buổi hay theo tháng?
- Theo buổi: công bằng khi học sinh hay nghỉ. Mỗi tháng phải chốt số buổi rồi mới báo phụ huynh.
- Theo tháng: dễ thu, phụ huynh dễ nhớ. Phải thoả thuận trước chuyện nghỉ có trừ tiền không.
Thông tư 29/2024 không quy định cách tính. Điều 7 chỉ nói mức thu ngoài nhà trường «do thỏa thuận giữa cha mẹ học sinh, học sinh với cơ sở dạy thêm». Mức thu phải ghi đơn giá và đơn vị tính trên bảng công khai Mẫu 02.
Lưu hồ sơ
Điều 14 TT 29/2024 yêu cầu cơ sở dạy thêm «quản lí, lưu giữ hồ sơ tổ chức dạy thêm, học thêm theo quy định» và «quản lí, sử dụng tiền học thêm theo quy định». Sổ điểm danh, phiếu thu, danh sách học viên là phần hồ sơ tối thiểu nên giữ. Nếu bạn đăng ký hộ kinh doanh, sổ này không thay sổ doanh thu theo mẫu của cơ quan thuế. Xem sổ doanh thu cho hộ kinh doanh ở Sổ Thuế Hộ.
Mẹo nhỏ
- Khoá các cột công thức (Review → Protect Sheet, chỉ mở ô vàng) để khỏi gõ đè.
- Cuối tháng lọc cột «Còn nợ > 0», gửi tin nhắn riêng cho từng phụ huynh kèm phiếu thu có mã QR.
- Lưu file trên Google Drive hoặc OneDrive để không mất khi hỏng máy. Danh sách học sinh là dữ liệu cá nhân, đừng chia sẻ link công khai.
Cuối kỳ còn phải viết nhận xét cho cả lớp thì có công cụ viết nhận xét học sinh cũng của Hoa Gạo.